Artykuł opublikowany w numerze 37/2015 Życia Gostynia
Olbrzymie kolejki u lekarza, w sklepie, czy też w urzędach, są zmorą dla każdego interesanta. Ciężko ich uniknąć. W naszej redakcji interweniował Czytelnik, który jakiś czas temu był zmuszony do zarejestrowania pojazdu w gostyńskim wydziale komunikacji i dróg, którego siedziba znajduje się przy ul. Wrocławskiej. Mężczyzna, jako jeden z wielu, czekał kilka godzin w kolejce. W gostyńskim wydziale komunikacji i dróg, po wejściu do budynku, pobiera się numerek, kolejność wyświetla się na drzwiach. - Po otrzymaniu numerka o godz. 9.00, usiadłem w poczekalni. Czekałem do godziny 12.30, czyli trzy i pół godziny. W tym czasie, kolejka przesunęła się o 13 numerków. Wszyscy byliśmy źli, ludzie pytali „co oni tam robią”?! Gdy już dotarłem do środka, załatwienie sprawy zajęło mi 10 minut. Czy to musi tak wyglądać? - pytał mężczyzna. Mieszkaniec gminy Gostyń dodał, iż sytuacja była dosyć uciążliwa, zwłaszcza, że w aucie czekała na niego żona, którą zapewnił, iż szybko załatwi sprawę i niebawem wróci.
Sytuacja w tym momencie wydaje się być bez wyjścia. Aby sprawdzić, jak wygląda rzeczywista sytuacja w naszym mieście, zaproszono nas do gostyńskiego wydziału, gdzie wyjaśniono na czym polega praca urzędników i jak wygląda sprawa z kolejkami. - Każdy z nas ceni swój czas i stanie gdziekolwiek w kolejce nie jest miłe. Najtrudniejszy okres nie tylko w naszym, ale we wszystkich wydziałach komunikacji w Polsce, obejmuje pierwszą połowę lata, czyli od czerwca do końca lipca – wyjaśniał naczelnik Wydziału Komunikacji i Dróg w Gostyniu, Jerzy Ptak.
Zauważył też, iż z wieloletnich doświadczeń i obserwacji wynika, że głównym tego powodem jest fakt, iż część klientów, mających w Gostyniu zarejestrowane pojazdy, czy wydane prawa jazdy, przebywa za granicą, a w tym okresie przyjeżdżają do Polski, by pozałatwiać swoje sprawy. Spora grupa ludzi rozpoczyna swoje urlopy od poświęcenia czasu na sprawy związane z wydziałem komunikacji i dróg. Należy też zwrócić uwagę, że w tym czasie także część pracowników wydziału przebywa na urlopach.
Potwierdziła to Hanna Grześkowiak, nadzorująca rejestrację pojazdów w gostyńskim wydziale. - Uważam, że nasza współpraca z ludźmi układa się dobrze. Zdarzają się przypadki, że osoba nie posiada wymaganego kompletu dokumentów, wtedy podpowiadamy, co należy zrobić. Wprowadziliśmy dotychczas szereg udogodnień dla klientów, którzy przychodzą do wydziału. Zbycie pojazdu, odbiór zatrzymanego dowodu rejestracyjnego, odbiór stałego dowodu rejestracyjnego, wpis instalacji gazowej, haka holowniczego czy wtórnik nalepki kontrolnej na szybę – te wszystkie czynności nie wymagają już stania w kolejce - wyjaśniała Hanna Grześkowiak. Najwięcej interesantów dociera do wydziału w sprawach zawiązanych z rejestracją pojazdów i to głównie w tej części wydziału zdarzają się okresy oczekiwania w kolejce. Przy obsłudze klientów, dokonujących czynności związane z rejestracją pojazdów, jest zatrudnionych 8 osób.
Są urzędy, które próbują poradzić sobie z kolejkami. W sąsiednim Rawiczu, już od dłuższego czasu, klienci powiatowego wydziału komunikacji i dróg, mogą skorzystać z elektronicznego systemu rejestracji. Mają szansę w ten sposób załatwić sprawę, związaną między innymi z rejestracją pojazdów. Takie rozwiązanie miało zaoszczędzić czas interesantów i usprawnić pracę samych urzędników.
Mieszkańcy chętnie korzystają z tej formy - poprzez Internet umawiają się na konkretną godzinę i załatwiają swoją sprawę bardzo szybko. Wystarczy wejść na stronę internetową powiatu rawickiego, odnaleźć zakładkę wydziału komunikacji i dróg oraz wypełnić formularz z rezerwacją terminu. Na podany w formularzu adres e-mail zostaje przesłany link aktywacyjny, w który należy kliknąć. W przypadku nie potwierdzenia rezerwacji wizyty, w przeciągu 30 minut dane, jak i zarezerwowany termin zostają usunięte. Należy tylko pamiętać, iż zarezerwowanie jednej wizyty upoważnia do załatwienia tylko jednej sprawy przez osobę podaną w formularzu rezerwacji. Oczywiście nie każdy ma dostęp do Internetu, wtedy może zarejestrować się w sposób standardowy.
Czy pomysł sprawdza się w praktyce? Okazuje się, że tak. Przedstawiciel rawickiego starostwa powiatowego wyjaśnił, iż faktycznie wprowadzenie takiego rozwiązania usprawniło pracę wydziału. - Do obsługi klientów w zakresie elektronicznego systemu rezerwacji funkcjonującego w wydziale komunikacji i dróg przystosowane są dwa z sześciu stanowisk. Rozwiązanie umożliwia mieszkańcom powiatu ustalenie dogodnego terminu załatwienia danej sprawy. Wystarczy wypełnić prosty formularz na stronie internetowej starostwa. W obecnym kształcie system zapewnia rezerwację dla 28 interesantów w ciągu dnia, choć w rzeczywistości ta liczba jest o ponad 30% wyższa. Wprowadzenie przed trzema laty takiej formy obsługi mieszkańców zostało pozytywnie ocenione przez klientów. Początkowo funkcjonowało tylko jedno stanowisko, natomiast ze względu na spore zainteresowanie, zwiększyliśmy liczbę stanowisk do dwóch. Warto zaznaczyć, że na naszej stronie internetowej dostępne są do pobrania wszystkie formularze wniosków, co znacznie skraca czas załatwienia sprawy – mówiła Izabela Sarnowska, sekretarz powiatu rawickiego.
Podsumowując wizytę w gostyńskim wydziale, poinformowano nas, że w najbliższych miesiącach, będzie uruchomiony elektroniczny system rejestracji, podobnie jak w Rawiczu. To rozwiązanie będzie wprowadzone po okresie urlopowym.
Jerzy Ptak, naczelnik Wydziału Komunikacji i Dróg w Gostyniu:
- Każdy sposób usprawnienia pracy wydziału jest potrzebny. O propozycji elektronicznej rezerwacji rozmawialiśmy już przed wakacjami, jednak nie wprowadzaliśmy jej w okresie urlopowym, spotęgowałoby to kolejki. Wdrożymy to rozwiązanie w najbliższych miesiącach. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku elektronicznej rejestracji klientów, wydziały rezerwują na obsługę jednej osoby około pół godziny. Wielokrotnie zdarzy się sytuacja, w której klient zostanie obsłużony w ciągu 10 minut. Wówczas kolejny pojawi się dopiero za 20 minut. Pracownik w tym czasie będzie wykonywał inne czynności. Teoretycznie zatem, jeśli mamy 7 godzin przewidzianych do obsługi klienta, to maksymalnie na tym stanowisku będzie obsłużonych 14 osób. Zdecydowanie mniej niż w tzw. „systemie numerkowym”. Czy to się sprawdzi? Na pewno czeka nas częściowa zmiana organizacji pracy. Nie chcemy też mówić, że w Wydziale Komunikacji i Dróg nie ma kolejek. Wprowadzimy rozwiązanie związane z elektroniczną obsługą klientów w najbliższych miesiącach i zobaczymy, jak się ono przyjmie. Proces cyfryzacji tak postępuje, że być może za kilka lat będziemy tylko w ten sposób obsługiwać mieszkańców. Wprowadziliśmy też udogodnienia, które choć w małym stopniu mogą zrekompensować czas oczekiwania. W czasie upałów korytarze były klimatyzowane, dostępna była też woda pitna. Oferujemy także kącik dla dzieci...
Zakres zadań nałożonych na pracę wydziału komunikacji i dróg:
- sprawy związane z rejestracją pojazdów
Numerkowy system kolejkowy, w gostyńskim wydziale został wprowadzony około 11 lat temu. Klient zostaje zaproszony na salę obsługi po wyświetleniu jego numerka (wcześniej pobranego w holu wydziału) i stanowiska, na którym zostanie obsłużony. Z obowiązku pobrania numerka zwolnieni są klienci, którzy załatwiają proste czynności, niewymagające dłuższego pobytu w wydziale. Dotyczy to:
- zgłaszania sprzedaży pojazdu
Klienci są o tym poinformowani stosownym ogłoszeniem, umieszczonym w holu wydziału.
