KSeF zamiast pomagać paraliżuje. Urzędy zawalone, firmy przerażone

Stworzony po to, aby „ściągać podatek w czasie rzeczywistym”

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, który od 2026 roku staje się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce mając w założeniu ucyfrowić obieg dokumentów, uszczelnić system podatkowy i przyspieszyć rozliczenia. 

Przekładając to na język zrozumiały dla każdego Kowalskiego: KSeF miał służyć temu, aby wszystkie firmy - od jednoosobowej działalności gospodarczej jak pasmanterii czy sklep obuwniczy po gigantów ENEA czy Orlen - nie wysyłały już faktur różnymi drogami np. mailowo tylko wszystko było w jednym systemie. I tak w przypadku wykonywania usługi przez jedną firmę na rzecz drugiej dochodziło do wystawienia faktury przez usługodawcę z określonym terminem płatności, którą usługobiorca dostawałby w czasie rzeczywistym, którą musiałby zapłacić w podanym terminie, aby odprowadzić podatek.

Pierwsze zarzuty, jakie pojawiają się w odniesieniu do KSeF dotyczą tego, że w przypadku podobnych systemów informatycznych w przeszłości - jako przykład podawany jest m.in. mechanizm podzielonej płatności (MPP), czyli tzw. split payment - edukowanie podmiotów, które zostaną nim objęte trwała nawet do roku, czego nie można powiedzieć o KseF.

- Ja współczuję małym przedsiębiorcom, którzy zostaną objęci system od 1 kwietnia. Bo my tak naprawdę od dawna przygotowywaliśmy się i praktycznie już teraz jesteśmy gotowi do wypełnienia naszego obowiązku, jakim po tym terminie będzie wystawianie faktur w KseF. Natomiast prawdziwym problemem jest obecnie ich odbierania od tych podmiotów, które już w nim funkcjonują - tłumaczy skarbnik gminy Damian Walczak. 

DALSZA CZĘŚĆ ARTYKUŁU POD ZDJĘCIEM - KLIKNIJ, żeby PRZECZYTAĆ FOTOREPORTAŻ

W jakich terminach będzie wdrażany Krajowy System e-Faktur? 

Przepisy są wdrażane stopniowo:

1. Od 1 lutego 2026 r. elektroniczne fakturowanie stało się obowiązkowe dla dużych firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł - w tym samym czasie małe i średnie firmy będą już musiały odbierać faktury zakupowe z KSeF.
2. Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie wszystkich pozostałych podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (z wyłączeniem najmniejszych).
3. Od 1 stycznia 2027 r. do KSeF dołączą najmniejsze podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł, określane jako „wykluczeni cyfrowo”.

Urzędy „zawalone” setkami faktur od gigantów

Od miesięcy do wdrożenia systemu, który ruszył 1 lutego 2026 roku przygotowywano się w przedszkolach, centrach rozliczeń oraz Urzędzie Miejskim w Krobi. Gmina organizowała spotkania dla urzędników, ale również dla przedsiębiorców i organizacji pozarządowych w celu płynnego wdrożenia systemu. Pracownicy uczestniczyli również w spotkaniach organizowanych przez Urząd Skarbowy w Gostyniu.

Mimo tych wszystkich starań krobscy urzędnicy i tak dyplomatycznie wypowiadają się o „wielkim wyzwaniu dla podmiotów objętych systemem”, które pojawiło się wraz z pierwszymi dniami lutego.

- Pojawiły się problemy techniczne związane z logowaniem do KSeF, a faktury wystawiane przez kontrahentów m.in. na rzecz gminnych jednostek organizacyjnych zawierają wiele błędów, które uniemożliwiają poprawną identyfikację dokumentów. Ponadto dostawcy mediów, w tym spółki Skarbu Państwa, wystawiają faktury w zwielokrotnionych ilościach, co staje się kolejnym wyzwaniem dla administracji publicznej - tłumaczy Damian Walczak.

Z tymi samymi problemami spotkano się także w sąsiedniej gminie Pępowo (tajemnicą poliszynela pozostaje jednak, że także pozostałe samorządy terytorialne i urzędy nie tylko w powiecie gostyńskim są paraliżowane przez KSeF). W Pępowie wdrożenie nowego systemu nie przysporzyło urzędnikom większych problemów, ponieważ pracownicy odpowiedzialni za obsługę tej platformy przygotowywali się do tego już od kilku miesięcy.

- Ale juz samo działanie KSeF na tę chwilę pozostawia jednak sporo do życzenia i potrafi skutecznie zdezorganizować pracę sekretariatu. Tak było na przykład w przypadku faktur za energię elektryczną – dotychczas gmina otrzymywała ich ok. 50 miesięcznie i było to rozłożone w czasie. Natomiast w lutym w ciągu jednego dnia wpłynęło 160 faktur – osobna dla każdego punktu poboru energii. Doszła też konieczność weryfikacji faktur dla jednostek podległych, takich jak szkoły, żłobek czy GOPS – inspektor ds. kancelaryjnych upewnia się, czy prawidłowo wpisano dane tzw. podmiotu trzeciego. Jeśli ich brakuje, urząd przekazuje taką fakturę do właściwej jednostki. Na szczęście takie przypadki zdarzają się sporadycznie - tłumaczy Jagoda Kowalewska, rzecznik prasowa Urzędu Gminy w Pępowie.

Samorządy chcą, żeby sprawą KseF zajął się Sejm

Gmina Krobia konsultowała obecną sytuację z niektórymi samorządami powiatu gostyńskiego, ale nie tylko i jako członek organizacji zrzeszających samorządy w całej Polsce zwróciła się z prośbą do Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Wielkopolski, a następnie do Ogólnopolskiego Porozumienia Organizacji Samorządowych z pilnym wnioskiem o interwencję we właściwych resortach i jednostkach odpowiedzialnych za wdrożenie KSeF oraz zapewnienie jego prawidłowego funkcjonowania.

- Jednocześnie wskazaliśmy, że chaos i nieprawidłowości w zakresie wdrożenia systemu KSeF nie dotyczy jedynie samorządów, ale również, a może przede wszystkim, polskich przedsiębiorców oraz stowarzyszeń, czy fundacji realizujących działania społeczne - dodaje D. Walczak. 

We wtorek, 10 lutego 2026 roku krobskie władze otrzymały informacje od władz Ogólnopolskiego Porozumienia Organizacji Samorządowych, że istnieje realna możliwość włączenia tej tematyki do porządku obrad najbliższego posiedzenia plenarnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu (25 luty).

Choć samorządowcy zauważają, że KseF w swoich założeniach jest systemem „niezbędnym w dzisiejszej rzeczywistości” jednak jego wdrożenie pozostawia wiele do życzenia i obecnie zamiast „być realnym wsparciem dla podmiotów uczestniczących w obrocie rynkowym, jest bardziej poważnym obciążeniem”. 

Dla małych przedsiębiorców to czarna magia

- Na szczęście mam ogarniętą księgową więc mam nadzieję, że sobie z tym poradzić. Bez niej już dawno zwijałbym manatki i zamykał firmę - mówi prowadzący jednoosobową firmę budowlaną pan Sebastian.

Ten drugi krok jest już przesądzony w przypadku pani Renaty, choć ona akurat znalazła się w sytuacji, której za chwilę, a dokładnie od 1 kwietnia 2026 roku mogą pozazdrościć kobiecie setki tysięcy właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, ale także małych i średnich przedsiębiorstw.

- Jestem już emerytką, ale chciałam dalej prowadzić mój sklep. Ale jak usłyszałam z czym to się będzie teraz wiązało, z tym całym nowym system fakturowania, to więcej wydam na zatrudnienie księgowej, bo przecież sama sobie z tym nie poradzę niż zarobię - zdradza pani Renata.

To będzie już nie zator, ale paraliż płatniczy

Jak już wspominaliśmy, od 1 lutego 2026 roku w KSeF są największe polskie firmy, jak ENEA S.A., ENEA Opeator czy Orlen. Jednak za około półtora miesiąca system „uderzy” w „sól polskiej gospodarki” - jednoosobowe działalności gospodarcze.

Właśnie na to zwracają uwagę eksperci prognozując, że znajdującą się już bardzo wysoko w rankingu zatorów płatniczych Polskę - według Biura Informacji Kredytowej aż 84% przedsiębiorców przyznaje, że ich kontrahenci nie regulują zobowiązań w terminie, a co trzecia firma czeka na zapłatę faktur dłużej niż 60 dni - dotkną jeszcze większe opóźnienie w całym systemie płatniczym. 

Oni bardzo dobrze „wdrożyli się” w nowym system

Na pewno zadowolona z wdrożenia Krajowego System e-Faktur jest jedna grupa - przestępcy. Już pojawiają się informacje o cyberoszustach posługujących się metodą „na KseF”. Na czym ona polega?

Oszuści wysyłają e-maile do złudzenia przypominające oficjalne wiadomości np. od urzędów skarbowych mające sugerować, że są to powiadomienia od naczelnika US lub proszą przedsiębiorców o potwierdzenie gotowości do korzystania z KSeF. Ponieważ, zresztą nie tylko właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, aby dokonać takiego potwierdzenia logują się poprzez Profil Zaufany dochodzi do wyłudzenia danych. Co gorsza jednak większość Polaków Profil Zaufany ma powiązany z kontem bankowym dlatego automatycznie naraża się na utratę środków finansowych. 

KLIKNIJ GRAFIKĘ, żeby PRZECZYTAĆ ARTYKUŁ