Samorządy w nowej kadencji stanęły przed nowymi obowiązkami, związanymi między innymi z organizacją posiedzeń rady gminy czy powiatu. Wprowadziła je nowelizacja ustawy o samorządzie gminnym z 18 stycznia 2018 r. Wszystkie gminy czy powiaty muszą teraz nagrywać i transmitować obrady. Nagrania są udostępniane na stronach internetowych gminy.
W gostyńskim samorządzie zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją rady miejskiej, wpisały się po części w założenia projektu informatycznego. Aby można go było realizować, w listopadzie 2016 r. gmina złożyła wniosek do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego o finansowe wsparcie. Otrzymała dodatkowe środki i od grudnia 2017 r. gostyńska gmina realizuje zadanie pn. „Podniesienie jakości e-usług i cyfrowej dostępności informacji sektora publicznego dla klientów Urzędu Miejskiego w Gostyniu”. Dla radnych, w przetargu nieograniczonym, zakupiono 21 tabletów, 1 kamerę i niezbędne licencje do oprogramowania. Wydano na ten cel nieco ponad 52 tys. zł. Gostyńska gmina, jako jedyna w powiecie otrzymała na ten cel dofinansowanie (ponad 31 000 zł).
- Program e-sesja, zarządzający dokumentacją rady miejskiej to nowoczesny system informatyczny, który wspomaga pracę Biura Rady Miejskiej i umożliwia eliminację dokumentów papierowych na rzecz elektronicznej dystrybucji - zaznacza Renata Ignasiak, sekretarz gminy Gostyń.
Wszystkie dokumenty, przygotowywane na sesje czy posiedzenia komisji mogą być teraz dostępne na dowolnym urządzeniu elektronicznym (np. laptop, tablet smartfon). Radny loguje się za pomocą dedykowanej aplikacji lub poprzez przeglądarkę internetową. Program e-Sesja umożliwia również przekazywanie innych dokumentów, zaproszeń, pism, które wpłynęły do Biura Rady Miejskiej. Aplikacja zapewnia także system głosowania, wymagany ustawą samorządową, porządkuje przebieg dyskusji w trakcie obrad oraz pozwala transmitować sesję przez Internet. Tablety otrzymali radni, aby mogli je wykorzystywać do realizacji mandatu w najbliższej kadencji. Przekazanie nastąpiło na podstawie umowy użyczenia sprzętu.
W Starostwie Powiatowym w Gostyniu, na sesji inauguracyjnej radni zobaczyli na stołach tablety, w sali zamontowano 2 kamery szybkoobrotowe, o wysokiej rozdzielczości, które pozwalają na zbliżane i kadrowanie osób, jakie w danym momencie zabierają głos. Ponadto nabyto oprogramowanie do sterowania transmisją oraz komputer zarządzający transmisją. Dodatkowe koszty to integracja z systemem eSesja, montaż i okablowanie.
- Tablety służą zarówno do głosowania, jak i jako narzędzie kontaktu. Wszelkie materiały do radnych wysyłane będą drogą elektroniczną, więc nie ma obowiązku drukowania dokumentów i dostarczania ich pocztą tradycyjną. W ten sposób urząd zaoszczędzi kilka tysięcy złotych w skali roku - na papierze i tuszach do drukarek - wyjaśnia Joanna Jakubiak, inspektor ds. promocji i projektów w starostwie powiatowym.
Jeśli chodzi o system konferencyjny - każdy radny wyposażony jest w mikrofon połączony z systemem nagrywającym. Automatycznie po zabraniu głosu, kamera utrwalająca przebieg obrad będzie kadrować mówiącego.
- Znacznie podniesie to jakość techniczną prowadzonych obrad oraz ułatwi odbiór przekazu z sali sesyjnej mieszkańcom - wyjaśnia Joanna Jakubiak. Łącznie na dostosowanie się do wymogów znowelizowanej ustawy powiatowy samorząd wydal blisko 70 000 zł z własnych środków budżetowych.
Jak z dostosowaniem się do wymogów ustawowych poradziły sobie mniejsze gminy - czytaj w bieżacym wydaniu "Życia Gostynia"
